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Schritt 7: Ergebnisse dokumentieren

Die Dokumentation erfordert keine bestimmte Art von Unterlagen. Es muss jedoch erkennbar sein, dass die Gefährdungsbeurteilung im erforderlichen Umfang durchgeführt wurde.

Gemäß § 6 Absatz 2 ArbSchG müssen Betriebe über je nach Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten erforderliche Unterlagen verfügen, aus denen

  • das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung,
  • die festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und
  • das Ergebnis ihrer Überprüfung

ersichtlich sind.

Spezielle Anforderungen in Arbeitsschutzverordnungen, z. B. gemäß BetrSichV oder GefStoffV (vgl. Kapitel 1.2 Rechtsgrundlagen), sind zu beachten. Diese sind in Teil 2 des Handbuches unter den Gefährdungsfaktoren beschrieben.

Für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten kann eine vereinfachte Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung ausreichend sein. Die Anforderungen an eine Dokumentation sind für Unternehmen mit zehn oder weniger Beschäftigten im Regelfall erfüllt, wenn der Arbeitgeber

- zur Durchführung der Gefährdungsbeurteilung eine Hilfe zur Gefährdungsbeurteilung nutzt, die der zuständige Unfallversicherungsträger oder die zuständige staatliche Arbeitsschutzbehörde zur Verfügung stellt,

oder

  • in Erfüllung seiner Pflichten nach ASiG und DGUV Vorschrift 2

    • an der Regelbetreuung teilnimmt und die ihn beratenden Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Betriebsärzte ihm Unterlagen zur Gefährdungsbeurteilung überlassen oder
    • an einem alternativen Betreuungsmodell seines Unfallversicherungsträgers teilnimmt und die im Rahmen dieses Modells vorgesehenen Instrumente für die Gefährdungsbeurteilung anwendet
      (vgl. Abschnitt 1.5 und Leitlinie "Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation" GDA [4]).

Das zu dokumentierende Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung muss insbesondere die ermittelten Gefährdungen enthalten, bei denen aufgrund des Ergebnisses der Beurteilung Handlungsbedarf besteht.

Wenn von den in Technischen Regeln enthaltenen Regeln und Erkenntnissen abgewichen wird, ist darzulegen, dass mit der gewählten anderen Lösung die gleiche Sicherheit und der gleiche Gesundheitsschutz für die Beschäftigten erreicht wird und somit die Anforderungen der zugrunde liegenden Arbeitsschutzverordnung eingehalten werden.
Für Arbeitsplätze bzw. Arbeitstätigkeiten mit gleichartiger Gefährdungssituation können die Unterlagen zusammengefasste Angaben enthalten.

Bereits im Betrieb vorliegende Dokumente, die für die Gefährdungsbeurteilung verwendet wurden, beispielsweise Sicherheitsdatenblätter von Gefahrstoffen, Messprotokolle, Betriebsanweisungen, Verfahrensanweisungen, Explosionsschutzdokumente, Prüfprotokolle von wiederkehrenden Prüfungen von Arbeitsmitteln, können direkt für die Dokumentation genutzt werden, wichtig ist jedoch deren arbeitsplatz- bzw. tätigkeitsbezogene Zuordnung.

Die Dokumentation sollte auch die Realisierungstermine für die festgelegten Arbeitsschutzmaßnahmen und die Verantwortlichen enthalten.

Die Unterlagen können in Papierform oder auch in elektronischer Form vorliegen. Bei Dokumentationen in elektronischer Form ist insbesondere sicherzustellen, dass die Dokumente jederzeit verfügbar und gegen unautorisierte Veränderungen geschützt sind.

TRBS 1111 Anhang 2 enthält "Empfehlungen für die Dokumentation der Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung anhand von ausgewählten Beispielen" bezogen auf die Gefährdungsbeurteilung nach BetrSichV.

Die Erfüllung der Dokumentationspflicht ist nicht nur ein formaler Vorgang. Sie dient auch der Rechtssicherheit des Arbeitgebers und kann für die Unterweisung der Beschäftigten und als Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung von Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten genutzt werden.

Teil 3 des Handbuches enthält qualitätsgesicherte branchenbezogene, arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogene Handlungshilfen zur Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen, die auch Beispiele für Dokumentationen enthalten und die insbesondere von Kleinbetrieben mit bis zu zehn Beschäftigten direkt für die Dokumentation genutzt werden können.

Mehr zu Grundlagen und Prozessschritte der Gefährdungsbeurteilung

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