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Was muss eine Dokumentation enthalten?

Die von Ihnen zu erstellenden Unterlagen müssen knapp, präzise und verständlich folgende Inhalte dokumentieren:

  1. Zeitpunkt und Personen, welche die Gefährdungsbeurteilung durchgeführt haben, oder daran beteiligt waren,
  2. die Ergebnisse Ihrer Gefährdungsbeurteilung:

    • welche Gefährdungen wurden festgestellt?
  3. das Ausmaß der Gefährdungen:

    • wird das Ausmaß gering, signifikant oder hoch eingeschätzt?
    • besteht Handlungsbedarf bzw. wie dringlich ist die Beseitigung der Gefährdungen - sofort, kurz-, mittel-, langfristig?
  4. die festgelegten Maßnahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes:

    • welche Maßnahmen sind durchzuführen?
    • wer ist für die Durchführung verantwortlich?
    • bis wann sind die Maßnahmen zu realisieren?
    • wie und wann wurden die Beschäftigten unterwiesen?
  5. das Ergebnis der Überprüfung der Durchführung und der Wirksamkeit der Maßnahmen:

    • sind die durchgeführten Maßnahmen wirksam?
    • müssen zusätzliche Maßnahmen veranlasst werden?

Bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen muss laut TRGS 400 das Ergebnis der Prüfung auf Möglichkeiten zur Substitution von Gefahrstoffen, dokumentiert werden. Diese Prüfung zur Substitution zählt zu den Grundpflichten gemäß § 7 der Gefahrstoffverordnung. Lässt sich eine Substitution unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit nicht durchführen, so sind auch die bei der Prüfung zu Grunde gelegten Erwägungen nachprüfbar zu dokumentieren. Dazu nennt die TRGS 600 Kriterien, nach denen vorzugehen ist.

Es ist sinnvoll, das Gesamtkonzept der Gefährdungsbeurteilung zu dokumentieren. So können beispielsweise auch Begehungsprotokolle, Erhebungsbögen, Messprotokolle, Unterweisungsmaterialien oder zugrunde gelegte Rechtsbezüge die Dokumentation ergänzen.

Die von der Arbeitsschutzverwaltung Nordrhein-Westfalen bereitgestellte Mustervorlage Dokumentieren (PDF, 22KB) veranschaulicht beispielhaft, was eine Dokumentation beinhalten sollte.