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Dokumentieren

Warum muss ich eine Dokumentation erstellen?

Nach dem Arbeitsschutzgesetz muss jeder Arbeitgeber, der Arbeitnehmer beschäftigt, über eine aussagefähige Dokumentation der im Unternehmen durchgeführten Gefährdungsbeurteilung verfügen. Diese Dokumentationspflicht besteht nach Arbeitsschutzgesetz § 6 (1).

Danach muss der Arbeitgeber über Unterlagen verfügen, die

  • das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung,
  • die darauf gestützten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und
  • das Ergebnis ihrer Überprüfung

dokumentieren. Bei gleichartiger Gefährdungssituation ist es ausreichend, wenn die Unterlagen zusammengefasste Angaben enthalten.

Unabhängig von der gesetzlichen Vorgabe gibt es eine Reihe weiterer Gründe, die dafür sprechen, die Gefährdungsbeurteilung zu dokumentieren:

  • Die Dokumentation erleichtert es Ihnen, Maßnahmen, Verantwortliche und die Termine für die Durchführung der Arbeitsschutzmaßnahmen nachvollziehbar festzuhalten.
  • Sie hilft, die Beschäftigten über bestehende Gefährdungen zu informieren und im sicherheits- und gesundheitsgerechten Handeln zu unterweisen.
  • Sie ist die Grundlage für die Arbeit der Fachkraft für Arbeitssicherheit, des Betriebsarztes und der Sicherheitsbeauftragten sowie des Arbeitsschutzausschusses.
  • Sie ist die Grundlage für das Informationsrecht des Betriebs- oder Personalrates.
  • Sie zählt als Nachweis der Pflichtenerfüllung gegenüber den prüfenden staatlichen Behörden und Ihrer Berufsgenossenschaft.
  • Sie sichert Sie rechtlich ab. Falls sich ein Unfall ereignen sollte, können Sie mit Ihrer Dokumentation nachweisen, dass Sie die Gefährdungsbeurteilung durchgeführt und somit Ihr Unternehmen arbeitsschutzgerecht organisiert haben.

Wenn Sie die sieben Schritte zur Gefährdungsbeurteilung wie beschrieben durchführen und dokumentieren, haben Sie die Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes erfüllt!

Was muss eine Dokumentation enthalten?

Die von Ihnen zu erstellenden Unterlagen müssen knapp, präzise und verständlich folgende Inhalte dokumentieren:

  1. Zeitpunkt und Personen, welche die Gefährdungsbeurteilung durchgeführt haben, oder daran beteiligt waren,
  2. die Ergebnisse Ihrer Gefährdungsbeurteilung:

    • welche Gefährdungen wurden festgestellt?
  3. das Ausmaß der Gefährdungen:

    • wird das Ausmaß gering, signifikant oder hoch eingeschätzt?
    • besteht Handlungsbedarf bzw. wie dringlich ist die Beseitigung der Gefährdungen - sofort, kurz-, mittel-, langfristig?
  4. die festgelegten Maßnahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes:

    • welche Maßnahmen sind durchzuführen?
    • wer ist für die Durchführung verantwortlich?
    • bis wann sind die Maßnahmen zu realisieren?
    • wie und wann wurden die Beschäftigten unterwiesen?
  5. das Ergebnis der Überprüfung der Durchführung und der Wirksamkeit der Maßnahmen:

    • sind die durchgeführten Maßnahmen wirksam?
    • müssen zusätzliche Maßnahmen veranlasst werden?

Bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen muss laut TRGS 400 das Ergebnis der Prüfung auf Möglichkeiten zur Substitution von Gefahrstoffen, dokumentiert werden. Diese Prüfung zur Substitution zählt zu den Grundpflichten gemäß § 7 der Gefahrstoffverordnung. Lässt sich eine Substitution unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit nicht durchführen, so sind auch die bei der Prüfung zu Grunde gelegten Erwägungen nachprüfbar zu dokumentieren. Dazu nennt die TRGS 600 Kriterien, nach denen vorzugehen ist.

Es ist sinnvoll, das Gesamtkonzept der Gefährdungsbeurteilung zu dokumentieren. So können beispielsweise auch Begehungsprotokolle, Erhebungsbögen, Messprotokolle, Unterweisungsmaterialien oder zugrunde gelegte Rechtsbezüge die Dokumentation ergänzen.

Die von der Arbeitsschutzverwaltung Nordrhein-Westfalen bereitgestellte Mustervorlage Dokumentieren (PDF, 22 KB) veranschaulicht beispielhaft, was eine Dokumentation beinhalten sollte.

Wie muss die Dokumentation vorgehalten werden?

Die Dokumentation sollte nachvollziehbar und transparent sein. Für die Art und Weise der Dokumentation sind im Arbeitsschutzgesetz jedoch keine Formvorschriften festgelegt.

In der Regel ist die Dokumentation eine schriftliche Unterlage. Sie kann aber auch in elektronischer Form vorgehalten werden. Nutzen Sie elektronische Formen der Dokumentation, so ist sicherzustellen, dass die Dokumente jederzeit verfügbar und gegen unautorisierte Veränderungen geschützt sind.